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Comment configurer Gmail pour le travail + efficacité

Le 14 avril 2016, dans la catégorie Divers

gmail-travail

 

Avec le virage inévitable des courriels vers le Cloud, Gmail est maintenant utilisé en milieu de travail. Et qui dit travail, dit aussi productivité!

Gmail est beaucoup plus performant qu’Outlook, à condition d’être bien personnalisé. Voici une courte liste d’options à modifier.

Activer le panneau d’aperçu de courriel

Probablement l’option la plus importante. Vous pouvez voir le contenu d’un courriel sans l’ouvrir. Un ”must” pour votre productivité.

Paramètres –> Labos –> Volet d’aperçu
Settings –> Labs –> Preview Pane

Vous pourrez ensuite aller dans votre boite de réception et activer la séparation verticale.

Désactiver l’affichage des conversations

Par défaut, Gmail regroupe vos courriels en conversation. Cette fonction peut porter à confusion. Vous ne pouvez pas supprimer un courriel d’une discussion sans supprimer la discussion au complet. Si vous cherchez un courriel du 16 mars, il faudra chercher dans vos courriels pour le dernier message reçu de cet échange et non le message en question.

Paramètres –> Général –> Affichage des conversations –> Affichage des conversations désactivées
Settings –> General –> Conversation View –> Conversation view off

Ajouter votre signature

Évidemment, Gmail vous permet de configurer votre signature. Si vous utilisez la version payante (Google Apps for Work), vous pouvez téléverser directement des images dans la signature. Sinon il vous faudra héberger vos images ailleurs, sur votre site web par exemple.

Paramètres –> Général –> Signature
Settings –> General –> Signature

Changer le langage d’affichage

Gmail est disponible en plusieurs langues. Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’anglais, changez la langue de votre interface.

Paramètres –> Général –> Langue
Settings –> General –> Language

Activer l’option des raccourcis clavier

Pour les maniaques de l’efficacité comme moi, vous pouvez activer les raccourcis clavier. Vous pourrez ensuite supprimer des messages avec ‘t‘, créer un nouveau message avec ‘c‘, répondre avec ‘r‘, supprimer un pourriel avec ‘!‘ et bien plus.

Paramètres –> Labos –> Raccourcis clavier personnalisés
Settings –> Labs –> Custom keyboard shortcuts

 

Il y a évidemment beaucoup plus de fonctionnalités disponibles, telles que des messages automatisés pour les vacances ou la possibilité d’annuler un message déjà envoyé par erreur. Mais les 5 fonctionnalités mentionnées ci-haut sont les raisons les plus courantes pour lesquelles les gens hésitent à faire la transition vers Gmail.

Voilà! Assez parlé, retournons travailler!

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